Benutzerzahl/Zugang
SCHULKARTEI führt automatisch ein so genanntes Benutzerprotokoll. In diesem Benutzerprotokoll wird festgehalten, wann wer sich angemeldet und wieder abgemeldet hat. Durch ein unkorrektes Beenden des Programmes kann es vorkommen, dass die Abmeldung einen Benutzers nicht erfolgt ist. Über das folgende Fenster kann dann dieser Benutzer wieder abgemeldet werden.
In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass der Zugang zu SCHULKARTEI vollkommen verweigert wird. Auch dies können Sie damit reparieren, indem Sie die Option Zugang wieder auf Ja setzen.
Gleichzeitig kann man an dieser Stelle die Anzahl der Benutzer über die entsprechenden Schaltflächen korrigieren.
Wichtiger Hinweis: Nehmen Sie hier nur Änderungen vor, wenn Sie sich ganz sicher sind, dass die abzumeldende Person auch tatsächlich nicht mehr in Schulkartei angemeldet ist bzw. Schulkartei auf dessen Computer nicht mehr läuft! Ein Heruntersetzen der Benutzerzahl oder Abmelden eines Benutzers, obwohl dieser sich im Netz noch in SCHULKARTEI befindet, führt unweigerlich zu Fehlern!
Schülerdatei überprüfen
Mit diesem Menüpunkt wird die Schülerdatenbank nach verwaisten Datensätzen untersucht. Verwaiste Datensätze sind Schüler, die weder zum ZUGANG, noch BESTAND, noch ABGANG gehören. Solche Datensätze werden in SCHULKARTEI nicht mehr angezeigt und können hier in SK-USER gelöscht werden.
Memo-Dateien reparieren
Durch verschiedene Umstände kann es vorkommen, dass eine Datei auf der Festplatte nicht mehr korrekt vorliegt. In diesem Fall sollte man auf jeden Fall eine Sicherheitskopie der Daten vorrätig haben.
SCHULKARTEI überprüft bei jedem Programmstart die wichtigen Datenbanken und korrigiert diese falls notwendig auch automatisch. Sollte sich jedoch ein Fehler in der Memo-Datei (FPT) befinden, so misslingt diese Korrektur direkt in SCHULKARTEI. In dieser Datei befinden sich nur die in SCHULKARTEI erfassten Notizen zu den Schülern bzw. Lehrkräften.
Über "Memo-Datei reparieren" wird genau diese Reparatur in SK-User durchgeführt. Die Notizen gehen durch diese Reparatur je nach Schwere der Beschädigung ganz oder teilweise VERLOREN!
Diese Menüpunkt kann Ihnen zu einer intakten Datenbank helfen, wenn Sie Fehlermeldungen erhalten, die sich in irgendeiner Form auf FPT-Dateien beziehen.
Klassenrelationen reparieren
Falls im Schülerkarteikasten die Angaben zur Klasse (Klassenstufe) nicht mehr korrekt angezeigt werden, so kann dies über diesen Menüpunkt repariert werden. Voraussetzung sind jedoch korrekte Klassendefinitionen!
Feld ersetzen
Dieser Menüpunkt kann helfen Felder in der Datenbank sehr schnell zu füllen. Allerdings kann dies auch mit falschen Angaben geschehen, so dass die Datenbank danach für SCHULKARTEI unbrauchbar ist.
Bitte also diesen Menüpunkt sehr bewusst einsetzen!
Ein Assistent führt durch die einzelnen Schritte dieser Operation:
Schritt 1:
Hier wählt man das Feld aus, in welches man eine Eingabe machen will. Zusätzlich gibt man hier noch an, in welchem Schülerbereich diese Eingabe erfolgen soll.
Schritt 2:
Jetzt muss erfasst werden, was man in dieses Feld eintragen möchte.
Schritt 3:
Im letzten Schritt hat man die Möglichkeit, die Eingabe mit einer Bedingung zu verknüpfen, oder aber auch nicht. Die mögliche Bedingung wird so angegeben, dass man dem Programm mitteilt, in welchem Feld was stehen soll, damit der in Schritt 2 erfolgte Eintrag letztendlich vorgenommen wird.
Bevor man den Eintrag vornimmt, hat man die Möglichkeit, diese zuerst zu testen: man erhält dann eine Meldung, in wie vielen Fällen die Eintragung erfolgen würde. Über die Schaltfläche „Ausführen“ wird dann der Eintrag tatsächlich vorgenommen.
Hauptansprechpartner markieren
Diese Eingabe wird an dieser Stelle für ALLE Erziehungsberechtigte vorgenommen. Im Schülerkarteikasten kann diese Eingabe jweils nur für einen Schüler erfolgen.
Dateiversion SCHULKARTEI
Hiermit kann man die genau Dateiversion der SCHULKARTEI abfragen.
Migrationshintergrund
Über diesen Menüpunkt kann das Merkmal "Migrationshintergrund" nachträglich gesetzt werden.
Stammverzeichnis bereinigen
Dieser Menüpunkt kann helfen, wenn SCHULKARTEI nicht mehr startet. Dazu werden Dateien aus dem Stammverzeichnis gelöscht. Diese werden später automatisch beim Neustart von SCHULKARTEI wieder angelegt.
Sicherheitskopie einlesen
Für den Fall, dass man auf Grund defekter Daten keinen Zutritt zur SCHULKARTEI mehr bekommt, hat man mit SK-User die Möglichkeit eine Sicherheitskopie auch von außerhalb, also ohne in SCHULKARTEI zu sein, einzulesen. Dabei können Sicherheitskopie der Version 9 und der Version 10 eingelesen werden.
Ein Zurücklesen einer Sicherheitskopie hat jedoch nur Sinn, wenn KEINE verschlüsselten Daten sich mehr auf der Festplatte befinden.
Für SCHULKARTEI bedeutet dies, dass z. Bsp. die Datei BESTAND.SKA nicht vorhanden sein sollte. Diese Dateien haben Vorrang vor den unverschlüsselten Daten der Sicherheitskopie!
System-Dateien einlesen
Beim Anlegen einer Sicherungskopie werden jeweils auch System-Dateien (Inhalt des Ordners SKSystem) mit abgespeichert. Diese Dateien werden beim Zurücklesen der Sicherung nicht automatisch eingelesen. Über diesen Menüpunkt können diese Dateien eingelesen werden. In der Regel ist das Einlesen dieser Dateien NICHT notwendig! Bitte beachten: Für eine auf Diskette angelegte Sicherung ist dieser Menüpunkt nicht gültig: Auf der Diskette befinden sich diese Dateien nicht.
Es können sowohl System-Dateien der Version 9 und der Version 10 eingelesen werden.
Computer-Umzug
Für den Fall, dass Sie SCHULKARTEI auf einen anderen PC übertragen wollen, wurde dieser Menüpunkt geschaffen: Sie haben die Möglichkeit alle notwendigen Daten für den Umzug auf den neuen PC zu sichern:
und dann wieder auf dem neuen PC einzulesen:
Freier Datenzugriff
Dieser Menüpunkt bietet die gleiche Funktionalität, wie Sie auch in SCHULKARTEI vorhanden ist. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie dem Abschnitt Extras - Freier Datenzugriff.