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Datumsfelder

Alle Datumsangaben werden nur in SCHULKARTEI übertragen, wenn sie tatsächlich zuvor als Text formatiert waren. Excel hat nun jedoch die 'Angewohnheit' einen Datumswert bei der Formatierung in Text in eine Zahl umzuwandeln. Zum Beispiel wird aus dem Datum 26.08.2005 die Zahl 38590. Diese Form des Datums kann in SCHULKARTEI eingelesen werden.

 

Excel gibt damit die Anzahl der Tage seit dem 1.1.1900 an. Leider jedoch habe ich festgestellt, dass Excel bei Datumsagaben 2 Tage zuviel angibt. Aus diesem Grund werden vor der Übertragung in SCHULKARTEI wieder 2 Tage subtrahiert, damit das korrekte Datum dabei herauskommt. Bitte überprüfen Sie also nach dem Einlesen der Daten alle Datumsangaben. Am besten drucken Sie eine Checkliste der Schülerdaten aus.

 

Es ist jedoch auch möglich, in Excel ein Datum in der Form 26.08.2005 anzeigen zu lassen und dabei nicht das Datumsformat, sondern das Textformat hinterlegt zu haben. Auch diese Form des Datums wird korrekt eingelesen.

 

 

Erziehungsberechtigte

Für jeden Erziehungsberechtigten muss eine Adresse angegeben sein, damit die Daten eingelesen werden können. Falls Sie also nur die Adresse des Schülers und die Namen der Erziehungsberechtigten in der Excel-Tabelle vorliegen haben, erzeugen Sie einfach neue Spalten mit der Adressangabe des Erziehungsberechtigten, indem Sie die Spalten mit der Adressangabe des Schülers jeweils für jeden Erziehungsberechtigten kopieren. Vergessen Sie aber nicht die Spaltenüberschriften entsprechend anzupassen. Damit können Sie dann die Adresse einem Erziehungsberechtigten zuordnen.