Aus jedem Karteikasten in SCHULKARTEI kann an die dort gespeicherten Personen eine E-Mail versandt werden. Soll die E-Mail an eine einzelne Person versandt werden, so genügt ein Doppelklick auf das Eingabefeld, in welchem die E-Mail-Adresse der betreffenden Person steht. Es erfolgt dann die folgende Abfrage:
Unmittelbar nach bejahen dieser Abfrage wird Ihr installiertes E-Mail-Programm aufgerufen. Im nachfolgenden Beispiel ist dies Outlook Express. Wie Sie sehen können ist die E-Mail-Adresse bereits eingetragen. Den Betreff 'E-Mail aus SK' werden Sie wahrscheinlich noch anpassen. Ansonsten können Sie jedoch sofort mit der Schreiben Ihrer Nachricht beginnen.
Beim Anklicken der Schaltfläche E-Mail / SMS aus der Tabelle im Schülerkarteikasten taucht nachstehendes Fenster auf, egal ob man schon Markierungen in der Tabelle vorgenommen hat oder nicht:
Hier kann nun gewählt werden, an welchen Adressaten die Mail gehen soll. Im Beispiel sind dies der 1. und der 2. Erzeihungsberechtigte.
Mit der Option "Alle Datensätze markieren" werden alle Datensätze in der Tabelle markiert und SCHULKARTEI sucht sich daraus die gewünschten Mail-Adressen heraus.
Je nachdem, wie viele Schüler Sie haben, taucht nach einer kurzen Zeit folgendes Fenster auf:
In diesem Beispiel wird nun angezeigt, dass bei 661 der gewünschten Adressaten keine Mail-Adresse vorhanden ist. Über die Schaltfläche <Anzeigen> können diese Adressaten angezeigt und auch ausgedruckt werden.
Anosnsten wird angegeben, dass 1869 Mail-Adressen gefunden wurden. Da diese Anzahl von Adressaten zu viel für das Mail-Programm sind, hat man nun die Möglichkeit, den Versand der Mail auf eine Anzahl von Emails aufzuteilen, so dass das Mail-Programm die Anzahl der Adressaten verarbeiten kann. Dazu gibt man in diesem Fenster an, wie viele Adressaten in EINER Mail aufgenommen werden sollen. In diesem Beispiel wurde die Anzahl auf 500 gesetzt und damit ergibt sich dann eine Anzahl von 4 Mails.
Das bedeutet, dass das Mail-Programm über die Schaltfläche <Mail(s) erstellen> 4-mal geöffnet wird mit jeweils den zugehörigen E-Mail-Adressen. Sie können dann Ihre Mail in einem der Mail-Fenster schreiben und anschließend kopieren und in die anderen Mail-Fenster kopieren.
Wichtiger Hinweis:
Wie viele Adressaten Ihr Mail-Programm verarbeiten können wir Ihnen nicht sagen. Das hängt vom Programm und auch von der Länge der einzelnen Mail-Adressen ab.